Online Tip-Off Website
  Kembali  
 

POLISI PENDEDAHAN MAKLUMAT & PERLINDUNGAN PEMBERI MAKLUMAT

Notis : Dokumen ini diterjemahkan dari versi asalnya dalam Bahasa Inggeris. Jika terdapat percanggahan di antara versi ini dengan versi Inggeris, sila ikut versi Inggeris.

1. Tujuan
1.1 Adalah komitmen Daikin Malaysia Sdn. Bhd. dan anak-anak syarikatnya (“DAMA”) untuk memupuk nilai-nilai ketelusan, integriti dan bertanggungjawab. Bagi mencapai komitmen tersebut, DAMA mempunyai sistem kawalan dalaman dan tatacara pentadbiran bagi mengesan dan mencegah atau menghalang kegiatan tidak wajar. Walau bagaimanapun, sistem kawalan yang terbaik tidak mungkin memberi perlindungan mutlak. Oleh yang demikian, DAMA menggalakkan pekerja-pekerjanya dan sesiapa yang ikhlas terhadap syarikat ini supaya tampil ke hadapan dan menyalurkan maklumat dalam pengetahuan mereka berkaitan kesalahan tindak laku yang serius atau kegiatan penyelewengan undang-undang atau peraturan yang membawa kesan negatif bagi DAMA.
1.2 Polisi Pendedahan Maklumat & Perlindungan Pemberi Maklumat ini (“Polisi”) bertujuan meningkatkan kesedaran terhadap mekanisme penyaluran maklumat dan jaminan perlindungan dari hukuman atau layanan tidak adil oleh Syarikat akibat pendedahan maklumat dengan hati ikhlas dan tulus .
   
2. Skop
2.1 Polisi ini meliputi khasnya proses pelaporan secara dalaman kegiatan-kegiatan tidak wajar. Ia mengawal proses pelaporan / pendedahan, saluran pelaporan dalam DAMA serta menyediakan panduan untuk menangani dakwaan perlakuan tidak wajar atau penyelewengan yang wujud dalam DAMA. Ia juga merangkumi dasar perlindungan dan pengurusan wajar pada pemberi maklumat.
2.2 Polisi ini TIDAK merangkumi ketidakpuasan atau pengaduan pekerja berkaitan hal-ehwal pekerjaan seperti prestasi kerja, terma-terma dan syarat-syarat penggajian yang seperti biasa akan diurus dan dikaji oleh jabatan-jabatan sumber manusia DAMA masing-masing.
2.3 Perlakuan tidak wajar atau penyelewengan termasuk, tetapi tidak terhad kepada:
  • Penipuan, pencurian dan rasuah
  • Pelanggaran undang-undang dan peraturan Negara, Negeri atau setempat
  • Pelanggaran kod etika Syarikat
  • Penyalahgunaan kuasa demi memanfaatkan diri sendiri atau pihak lain
  • Penyalahgunaan atau penggelapan aset-aset dan alat-alat kemudahan Syarikat
  • Melibatkan diri secara sulit dalam urusan-urusan yang bercanggah dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing atau urusniaga DAMA
  • Menerima atau menawarkan rasuah atau tawaran sebagi dorongan untuk bertindak secara tidak etika
3. Proses dan Saluran Membuat Laporan
3.1 Pemberi maklumat adalah dinasihati supaya terdahulunya menyuarakan keraguan mereka dengan pegawai atasan kepada pihak yang dipercayai terlibat dalam penyelewengan. Jika pemberi maklumat percayai yang pegawai atasan tersebut juga terlibat, maka pemberi maklumat harus melaporkan keraguan mereka kepada pengurusan atasan yang berikutnya. Pada dasarnya, dakwaan penyelewengan harus dilaporkan kepada peringkat pengurusan yang dipercayai tidak terlibat langsung.
3.2 Jika pemberi maklumat betul-betul berpendapat bahawa pendedahan mereka akan menjadi sia-sia kecuali ia dilaporkan ke pihak pengurusan teratas DAMA, mereka boleh guna saluran “Online Tip-Off” di laman web syarikat masing-masing. Saluran internet ini ditadbir khas oleh jabatan audit DAMA.
3.3 Laporan boleh dibuat secara lisan atau bertulis. Walaubagaimanapun, pemberi maklumat digalakkan supaya membuat laporan secara bertulis bagi memastikan butir-butir laporan jelas diterima dan difahami.
3.4 Untuk memudahkan penyiasatan, pemberi maklumat harus memberi maklumat lengkap dan bukti-bukti sokongan untuk membuktikan dakwaan mereka adalah munasabah.  Maklumat yang diperlukan termasuk, tetapi tidak terhad kepada latar belakang dan butir-butir penyelewengan; nama pihak yang terlibat, cara penyelewengan dilakukan dan tarikh serta tempat di mana penyelewengan berlaku.
3.5 Sungguhpun tidak diwajibkan, pemberi maklumat digalakkan supaya memaklumkan identiti dan butir peribadi supaya interaksi diantara mereka dan penyiasat dapat dikekalkan agar keterangan, bukti-bukti dan maklumat-maklumat selanjutnya dapat diperolehi sekiranya diperlukan.
3.6 Demi tidak menjejaskan sebarang penyiasatan yang dijalankan ke atas dakwaan penyelewengan, pemberi maklumat diharap supaya tidak memaklumkan kepada mana-mana pihak lain tentang laporan yang di buat oleh mereka, butir-butir laporan tersebut serta identiti pihak yang terlibat.
3.7 Sekiranya pemberi maklumat ingin mendedahkan dakwaan mereka kepada mana-mana pihak selain daripada saluran yang terkandung dalam Polisi ini, mereka haruslah terlebih dahulu memperolehi nasihat yang sewajarnya sebelum mereka bertindak sedemikian agar mereka tidak tersilap mendedahkan maklumat sulit atau istimewa yang mungkin mengakibatkan mereka dihadapkan ke mahkamah. Lagipun, jika dakwaan mereka didapati tidak berasas atau tersalah tuju, dakwaan fitnah mungkin wujud.
   
4. Penyiasatan Ke Atas Dakwaan
4.1 Setiap laporan akan diteliti dan dinilai oleh Jawatankuasa Pendedahan Maklumat (“Whistleblowing Committee”) bagi menentukan sama ada penyiasatan mendalam harus dijalankan atau kandungan laporan adalah berasaskan kepada maklumat yang tidak betul.
4.2 Ahli-ahli Whistleblowing Committee terdiri daripada Ketua Pegawai Operasi, Pengurus Besar yang berkenaan, Pegurus Besar Perancangan Korporat serta Pengurus Audit. Tertakluk pada kes masing-masing, pihak lain yang sesuai mungkin dimasukkan dan ahli-ahli yang tidak sesuai akan dilarang menyertai mesyuarat-mesyuarat Whistleblowing Committee.
4.3 Jika penyiasatan mendalam perlu dijalankan, Whistleblowing Committee akan melantik pakar yang sesuai, berdasarkan butir-butir dakwaan penyelewengan yang diterima, untuk menjalankan penyiasatan tersebut.
4.4 Dalam proses penelitian dan penyiasatan, langkah-langkah berpatutan harus diambil untuk melindungi identiti tertuduh. Sekiranya hasil siasatan mendapati tiada bukti kukuh menyabitkan tertuduh, identiti tertuduh serta maklumat dan keputusan penyiasatan kekal tidak akan dimaklumkan.
4.5 Pihak tertuduh tidak boleh dianggap bersalah sebelum dakwaan kesalahannya dibuktikan. Penyiasat-penyiasat harus menjalankan tugas secara bebas, berintegriti dan dengan minda terbuka. Pihak tertuduh harus diberi peluang untuk mempertahankan diri dan maklum balas mereka harus dimasukkan dengan saksama ke dalam laporan siasatan.
4.6 Identiti pemberi maklumat, termasuk segala deskripsi yang boleh membongkarkan identiti mereka mesti disembunyikan daripada sebarang dokumen, rekod, pameran atau laporan.
   
5. Tindakan Selepas Penyiasatan
5.1 Penyiasat akan melaporkan hasil penyiasatan terus kepada Whistleblowing Committee untuk tindakan lanjut.
5.2 Jika hasil siasatan mendapati dakwaan penyelewengan adalah sahih, Whistleblowing Committee akan secara rasmi melaporkan hasil-hasil siasatan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk mengambil tindakan disiplin berpatutan sepertimana yang termaktub dalam undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Pemberi maklumat (jika dapat dihubungi) akan dimaklumkan.
5.3 Sekiranya hasil siasatan membuktikan bahawa dakwaan penyelewengan adalah tidak benar, pihak tertuduh dan pemberi maklumat (jika dapat dihubungi) akan dimaklumkan.
5.4 Sekiranya dakwaan penyelewengan tidak dapat dibuktikan sahih atau sebaliknya, Whistleblowing Committee akan menentukan langkah-langkah selanjutnya dan pihak tertuduh serta pemberi maklumat akan dimaklumkan.
   
6. Kerahsiaan and Perlindungan Pemberi Maklumat
6.1 Identiti pemberi maklumat tidak akan didedahkan tanpa persetujuan mereka, melainkan ianya perlu dimaklumkan di sisi undang-undang.
6.2 Jika pemberi maklumat diperlui melibatkan diri dalam proses penyiasatan, peranan beliau sebagai pemberi maklumat akan dirahsiakan.
6.3 Pekerja-pekerja yang bersengaja mendedahkan identiti pemberi maklumat selain daripada keperluan di sisi undang-undang akan dijatuhkan tindakan disiplin termasuk pemecatan.
6.4 Tiada apa-apa pembalasan hukuman, tindakan yang memudaratkan atau penindasan akan diambil pada sesiapa yang membuat laporan secara jujur dan suci hati walaupun pendedahan mereka didapati tidak betul selepas disiasati. Pekerja-pekerja yang didapati membuat demikian terhadap pemberi maklumat akan dijatuhkan tindakan disiplin termasuk pemecatan.
6.5 Jika pemberi maklumat didapati membuat laporan dengan niat buruk dimana dia tahu ianya adalah palsu atau kandungan laporan tidak boleh dipercayai sebagai betul, tindakan sewajarnya akan diambil ke atas mereka mengikut peruntukan undang-undang.
6.6 Pihak pemberi maklumat yang juga terlibat dalam kegiatan penyelewengan yang dilaporkan oleh dia tidak akan dapat pengecualian dari tindakan yang sewajarnya. Pihak pengurusan berhak menentukan samada pengakuan dia itu harus diambil kira dalam menentukan tahap hukuman disiplin atau tindakan tatatertib yang patut.
[muka surat akhir dokumen ini]
   

 
Copyright © 2011 - Daikin Malaysia Sdn Bhd 198401000011 (112531-W) All rights reserved.